（一）以学院署名的请示、报告、文件，由主办处室拟稿、党务和宣传办公室、办公室主任校对、审核，分管院领导审核、院长签字、登记编文号、打印后方可加盖学院公章。
（二）以学院名义签订的合同、协议，由分管处室负责人签字，分管院领导、院长签字后，方可加盖学院合同章。
（三）科研申请表、技术合同书、鉴定证书等，由有关职能部门负责人签字、分管院领导审核，院长审批后，方可加盖学院公章。
（四）开设银行账号及一切财务业务，经财务处负责人签字、分管院领导审核，院长审批后，方可加盖学院公章。
（五）基建工程造价、结算表经由基建负责人、分管院领导审核，院长审批后，方可加盖学院公章。
（六）学院及部门定期或不定期报表，由相关处室负责人签字、分管院领导审核，院长审批后，方可加盖学院公章。
（七）向外刊登广告，由系（部）、处开具证明并由负责人签字，分管领导审核，院长审批后，方可加盖学院公章。
（八）使用法人证书、法人组织机构代码证、法人授权委托证明书，由使用处室提出申请，说明用途，分管领导审核，院长审批后，方可加盖学院公章。
（九）教职员工、学生，对外联系工作、社会调查、查阅资料，先到院办填写“烟台黄金职业学院介绍信”，经分管领导审核，院长审批后，方可加盖学院公章。
（十）一律不得开空白介绍信。
（十一）私人办理银行取款、邮政、电信、挂失等业务，需本人持证明到学院办公室，由分管领导审核，院长审批后，方可办理印章手续。
（十二）院内外单位或个人需学院出具学习成绩、毕业证及外文翻译等材料加盖学院公章，由相关职能部门，分管领导审核，院长审批后，方可加盖学院公章。
