第一章 总 则
第一条 为进一步加强学院档案管理，促进我院档案事业的建设与发展，维护学院历史真实面貌，有效地保护和利用档案，为学院工作和社会经济发展服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》及《归档文件整理规则》（国家档案局）等法规文件的精神，结合学院实际，特制订本条例。
第二条 本条例所称档案，是指学院在教学、科研、党政管理、基本建设及其他各项活动中直接形成的，对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的载体材料，是全面反映学院建立和发展过程，体现学院管理水平的历史记录。
第三条 学院档案工作是做好学院管理的一项重要基础工作，是衡量学院真实管理水平的一个重要尺度，也是学院改革与发展必不可少的一项重要管理工作。学院必须把档案工作纳入学院整体发展规划，加强对档案工作的领导，健全档案机构，保证档案用房、档案设施、档案安全和档案经费的落实。
学院各部门应加强对部门档案工作的领导，把部门的档案工作列入议事日程，纳入有关人员的岗位职责，作为考核干部和检查工作的重要内容之一，以保证文件材料归档特别是纸质文件和电子文件配套归档的完整准确和有效利用。
第四条 根据国家档案法律法规的规定，学院档案工作应遵循统一领导、分级管理、集中保管的原则，实行文件材料形成部门立卷归档制度，维护档案完整准确，维护国家机密和教师知识产权，加速推进档案信息化建设，方便学院、社会对档案的利用。
第二章 管理体制
第五条 档案工作由学院直接领导，同时接受上级教育行政管理部门领导和上级档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。
第六条 学院根据国家有关法规文件精神，设立档案室。
第七条 学院确定一名院领导分管档案工作。其主要职责是：贯彻国家关于档案工作的法律、法规，审批学院有关档案工作的规章制度，提出指导意见；负责将档案工作、档案信息化建设纳入学院的发展规划和总体规划。
学院各部门负责人为本部门档案工作的第一负责人，根据工作需要指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、积累、整理、立卷和移交工作，并接受档案室的指导、监督和检查。
第八条 档案工作是检查评估一个部门管理水平的重要方面。学院应将各部门的档案管理工作作为年度工作考核、先进集体评选、文明单位评比时一项重要依据。凡文件材料管理混乱、归档情况差或拒绝归档的部门不得评为学院先进集体等荣誉称号。
第三章 档案室的性质和职能
第九条 办公室主管全院的档案工作，负责全院档案工作的统一规划、管理、指导、监督与检查、业务培训，制定关于档案工作的各项规章制度，负责管理和保存学院全部档案。
第十条 办公室档案的基本任务如下：
1、贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，统一制定全院档案事业发展规划。
2、制定学院档案工作的规章制度和规范，并负责检查监督各部门的落实情况。
3、协调指导各部门做好部门立卷归档工作。
4、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管学院全部档案及有关资料。
5、做好学院档案资源的开发利用工作，编辑学院档案史料和档案参考资料，应用现代化手段，积极开发档案信息资源，为学院的各项工作服务。
6、负责全院档案工作人员的业务培训，开展学术研究和学术交流活动。
7、开展档案和档案宣传工作，不断提高全体师生员工的档案意识和档案法制观念。
8、保守档案秘密，保证档案安全，保护档案齐全、完整。
第四章 档案经费与设施
第十一条 档案工作所需经费单独立项并列入学院年度预算，各单位立档归卷工作所需经费也应列入本单位的年度预算。
第十二条 档案库房和业务用房，应符合国家有关规定，做到库房、阅览、办公三分开，并配置恒温、恒湿、防火设备，做到防火、防盗、防水、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等标准要求，存放声像等特殊载体档案，应有专门库房和相应的设备，确保档案保存安全。
第十三条 学院应根据档案事业发展规划，为档案室配置所需的设备，确保档案事业的发展和档案管理现代化的需要，并将档案工作纳入学院自动化管理系统。
第五章 文件材料的立卷归档
第十四条 学院所有人员在其公务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照国家的有关规定，收集齐全，按规定向办公室或本部门档案工作人员移交，任何部门、任何人都不得以任何借口拖延或拒绝归档，不得将档案占为己有。
第十五条 学院档案分为党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像等大类。声像档案按载体类型分别编号排架，但仍按本条相应档案类别管理。根据学院档案事业发展需要，可适当扩大归档门类，规范各种载体档案的管理办法。
第十六条 学院实行部门立卷归档制度，即由文件材料形成部门按照档案工作规范对文件材料进行立卷和归档，归档文件材料应质地优良、书绘工整、图像清晰、规格统一、签字齐备，文件材料齐全、完整，符合有关规定和标准。归档的文件材料必须打印，需要书写的必须采用黑色签字笔、碳素墨水、蓝黑墨水（禁止使用铅笔、圆珠笔、红色或纯蓝色笔书写）；编写页号时，采用HB型黑色铅笔；纸张采用中性纸；装订材料采用纯棉线绳，以利于长期保管。
第十七条 办公室室有责任在部门立卷过程中进行业务指导，并在各部门按规定归档时对案卷整体质量进行检查和验收。各部门在立卷过程中应接受办公室指导，并有义务对不符合规定和标准的文件材料进行重新整理。
第十八条 文件材料保管期限划分
根据学院工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确判断文件材料的保存价值，确定其保管期限。
1、永久：凡是反映学院主要职能活动和基本历史面貌的、对学院发展、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。
2、长期：凡是反映学院一般工作活动，在长期内对学院和社会有查考利用价值的，列为长期保管。
3、短期：凡在较短时期内对学院工作有查考价值的，列为短期保管。
第十九条 归档时间和档案移交
1、党群、行政档案：应于次年三月底前归档。
2、教学档案：应于次年三月底前归档。其中学籍档案应于学生毕业当年年底前归档。
3、基建档案：应于次年四月底前归档。其中基建项目档案应在通过竣工验收后两个月内归档。
4、科研档案：应于次年四月底前归档。其中科研项目档案应在通过鉴定验收后两个月内交由科研部门整理后统一归档。
5、仪器设备档案：应于次年五月底前归档。其中仪器设备项目档案应在开箱验收后两周内整理归档。
6、产品、外事、财会、出版档案：应于次年五月底前归档。
7、声像档案：照片、录音带、录像带等载体形成后，应于次年六月底前归档。
8、实物档案：原则应于次年六月底前归档，但视情况也可随时整理归档。
9、其他：应归档的文件材料按有关规定整理归档，任何部门和个人不得擅自保存或销毁。
10、档案移交：各部门（单位）归档文件材料整理完毕后，应及时向档案室移交。移交时应逐件核对、清查。
第六章 档案的保管和销毁
第二十条 学院的全部档案由档案室统一集中保管。
第二十一条 档案室应认真执行《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案实体分类法》对档案进行系统整理、科学分类与管理。
第二十二条 保密档案的保管要符合学院保密委员会的保密规定。每年进行一次档案定密工作，对于党政重要会议记录、科研类重要成果和技术绝窍等，在归档时要及时确定其密级并妥善保管。保密档案的密级变更、解密与利用，严格按照国家及学院有关法律、法规执行。
第二十三条 对超过保管期限的档案，办公室室应组织有关部门，按照规定程序进行销毁。对拟销毁的档案应登记造册并报分管领导审定。档案销毁时，院保密委员会应指定专人到场，安全保卫处和办公室负责人应同时在场，销毁完毕后上述人员必须在销毁清册上签字。
第二十四条 档案库房的管理，应安排专人负责，档案库房的环境应符合国家有关规定，库房档案的收进和移出应严格履行手续，建立严格的库房管理制度。
第二十五条 办公室对所保管的档案和资料应定期进行检查，对已污损和字迹退色的档案，及时修复和复制。加强档案保护技术的研究和改进，延长档案寿命，降低损毁率。
第七章 档案的利用和开放
第二十六条 学院办公室收藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用的部分外，均应按国家规定，分批分期向社会开放。未经学院授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布档案。
第二十七条 查阅利用学院属于开放范围的档案，需持单位介绍信和个人身份证等合法证明，在说明利用档案的目的和范围后，方可查阅利用属于开放范围的档案。涉及党和国家秘密的，涉及专利和技术秘密的，涉及个人隐私的，档案形成部门规定限制利用的，一律不予开放。
第二十八条 社会和个人查阅利用档案的实行有偿服务，按规定合理收费，学院各部门因公务查阅利用档案的无偿提供服务。
第二十九条 学院办公室是出具学院档案证明的合法机构，办公室提供的档案证明（含档案复制件，摘抄件）加盖“烟台黄金职业学院档案证明专用章”方为有效。
第三十条 港、澳、台及海外华侨要求利用档案的须经主管部门介绍，外国机关和个人要求利用档案的应按国家有关规定办理。
第八章 奖励与惩罚
第三十一条 有下列事迹之一的，由办公室室报请学院审批后，学院应给予表彰与奖励：
1、对档案收集、整理、提供利用作出显著成绩的；
2、对档案的保护和现代化管理作出显著成绩的；
3、对档案学、档案史料应用研究作出重要贡献的；
4、将重要的或珍贵的档案、文献文物捐赠给学院的；
5、 同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。
第三十二条 根据《档案法》及其实施办法规定，有以下行为之一的，可由学院办公室提出申请，由上级档案行政管理部门对直接责任人依法给予行政处分：
1、损毁、丢失重要档案的；
2、涂改、伪造档案的；
3、擅自泄漏档案内容的；
4、拒不按规定对档案统一管理的；
5、拒绝向学院档案部门移交应当归档的文件材料的；
6、对于未经档案验收或者验收不合格的重点基建工程和重大科研项目进行竣工验收、鉴定的；
7、明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
8、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
第九章 附则
第三十三条 学院的其他关于档案工作的制度、规定和办法，均以本条例为依据。各部门（单位）档案分室可依据本条例制定管理细则。
第三十四条 本条例具体实施问题，由学院办公室负责解释。
第三十五条 本条例自2016年1月1日起施行。
